Les trois types de fraude à la paie: Vos employés vous volent-ils?

La plupart du temps, quand les gens pensent à des employés qui volent leur travail, ils pensent à des gens qui font des raids dans le placard d'approvisionnement et ramènent à la maison des boîtes de stylos et des piles de serviettes hygiéniques. Cependant, il existe une forme encore plus coûteuse de fraude dans les entreprises de toutes les tailles au pays: la fraude à la paie.

La fraude à la paie est étonnamment courante, touchant environ 30% des entreprises chaque année. Les entreprises perdent des millions de dollars grâce à des employés sans scrupules qui prennent plus d'argent que ce qu'ils ont gagné. Cela ne tient même pas compte des coûts associés à l'enquête sur la fraude potentielle et à la prise de mesures contre les auteurs. Dans certains cas, les employés sont tenus de payer la restitution, mais souvent, la fraude des employés entraîne des pertes pour l'entreprise.

Cependant, toutes les fraudes de paie ne sont pas égales. En général, il existe trois types de fraude à la paie: la fraude par feuilles de temps, les employés fantômes et les erreurs de classification des employés. Comprendre les nuances entre chaque type aide les enquêteurs formés au collège à identifier et arrêter les crimes avant qu'ils ne coûtent de l'argent à votre entreprise.

Fraude de feuille de temps

La fraude par feuille de temps implique de payer les employés de façon incorrecte pour les heures de travail. Dans certains cas, les entreprises surpayent leurs employés sur la base de feuilles de temps falsifiées; les employés peuvent même avoir une horloge de travail pour eux quand ils ne sont même pas programmés pour travailler. Dans un schéma de feuille de temps commun, un employé "oublie" d'entrer ou de sortir, ce qui nécessite une saisie manuelle, à laquelle il ajoute ensuite des heures supplémentaires. Dans d'autres cas, un préposé à la paye peut être sur le régime, et en remplaçant manuellement les feuilles de temps des employés pour augmenter le nombre d'heures travaillées, ou même le taux de rémunération.

La fraude par feuille de temps peut généralement être détectée rapidement via des audits réguliers et l'examen des horaires des employés, ainsi que des politiques strictes concernant les soumissions et les changements de feuilles de temps. Par exemple, un gestionnaire doit approuver toutes les entrées manuelles, et les changements de taux de rémunération, les types d'employés, ou un gestionnaire ou des ressources humaines doivent documenter les horaires par écrit. Les vérifications révèlent des anomalies - telles que l'employé qui doit normalement travailler du lundi au vendredi pendant la fin de semaine - et mettent fin à la fraude.

Employés fantômes

Payez-vous des employés qui ne travaillent pas pour vous? Vous pourriez être surpris. Les employés de Ghost sont le deuxième type de fraude le plus courant, et votre personnel de gestion de la paie ou votre directeur le fait souvent. En bref, un employé fantôme est soit un faux employé qui n'a jamais travaillé pour votre entreprise - mais qui a été "créé" par la paie pour détourner des fonds, ou quelqu'un qui a travaillé pour l'entreprise et est parti depuis, mais n'a jamais été officiellement licencié dans le système de paie.

Considérez ce scénario: Votre secrétaire de paie est Mary Elizabeth Smith. Mary a décidé qu'elle ne gagne pas assez, alors elle crée une «nouvelle» employée nommée Mary Beth Smith. Puis, quand elle paie la paie, elle coupe deux chèques, l'un légitime à Mary Elizabeth, et l'autre à Mary Beth. Dans un autre scénario, supposons qu'un employé a récemment quitté l'entreprise. Votre gestionnaire de la paie, Mary Elizabeth, décide qu'elle aimerait toucher le salaire de cette personne, alors elle ne met pas fin à son salaire, mais détourne plutôt ce salaire avec un chèque libellé à l'ordre de Mary Beth Smith.

Tout comme la fraude par feuille de temps, les employés fantômes peuvent généralement être vidés par des audits réguliers et comparant vos registres de paie aux chèques coupés ou aux dépôts effectués pour localiser des anomalies telles que les noms, adresses et numéros de sécurité sociale, et les noms des employés qui ne travaille plus pour l'entreprise. La séparation des tâches aide également à prévenir ce type de fraude. En d'autres termes, la personne qui traite la paie ne doit pas être la même personne qui apporte des modifications aux dossiers des employés.

Erreur de classification des travailleurs

L'erreur de classification des travailleurs est un type de fraude à la paie qui est perpétrée par l'entreprise elle-même, intentionnellement ou en raison d'une mauvaise compréhension des règles. L'IRS oblige les employeurs à classer les employés comme des entrepreneurs indépendants (1099 employés) ou des employés W-2, en fonction du type de travail qu'ils font, comment ils sont payés, et les paramètres de l'emploi.

Certains employeurs classent délibérément les employés comme 1 099 travailleurs pour éviter de payer des charges sociales, des primes d'assurance-maladie et d'autres avantages, ce qui constitue une violation manifeste de la loi et constitue une fraude. D'autres employés mal classer les employés par accident. Quoi qu'il en soit, l'amende pour une telle fraude peut aller jusqu'à 25 000 $ par instance - plus les taxes et les pénalités de retour - il est donc préférable de travailler avec une société de paie qualifiée ou un gestionnaire expérimenté pour classer les employés de façon appropriée.

La fraude à la paie est coûteuse pour votre entreprise. Rester au fait de qui est payé - et s'assurer que les travailleurs sont payés ce qu'ils gagnent - est important pour votre résultat net. En outre, lorsque votre paie est exacte, vous pouvez concentrer votre attention sur le fait d'empêcher ces trombones de sortir du placard d'approvisionnement.