Combien de temps devez-vous conserver vos états financiers?

Chaque nouveau client qui décide de travailler avec moi, je dois toujours leur donner l'avertissement de la quantité de documents d'introduction qu'ils recevront.

Du prospectus aux états, beaucoup sont d'abord débordés sur le montant qu'ils reçoivent.

En outre, je voulais également partager combien de temps vous devriez conserver certains des autres documents importants que vous recevez, tels que les déclarations de revenus, les relevés bancaires et les relevés 401k.

Je ne peux pas répéter assez combien il est important d'être organisé.

Garder un bon système de classement de toutes vos déclarations vous aidera à faire un meilleur travail de suivi des investissements.

Avant de lire le message, vous voudrez peut-être préparer votre déchiqueteur. 🙂

Déclarations de courtage

Je dis aux clients qu'une fois qu'ils obtiennent une nouvelle déclaration, ils peuvent jeter l'ancien. Vous, bien sûr, êtes plus que bienvenus pour les garder tous et j'ai beaucoup de clients qui le font. Mais à notre époque, nous avons tout sur la sauvegarde et peut produire une vieille déclaration relativement facilement. La déclaration que vous voulez absolument conserver est votre déclaration de décembre ou annuelle.

Aux fins de l'impôt, en particulier dans les comptes imposables, vous voudrez peut-être conserver vos achats d'investissement. Mais encore une fois, la plupart des méthodes de reporting mes entreprises garderont toutes ces informations à portée de main pour vous.

Gardez à l'esprit que si vous vous inscrivez pour un accès en ligne, vous aurez la possibilité de vous connecter et d'imprimer les formulaires dont vous aurez besoin.

Déclarations IRA et 401 (k)

La même chose qui s'applique à vos déclarations de courtage s'applique à vos relevés 401k et IRA - le relevé annuel est celui à retenir. De plus, vous souhaitez conserver votre formulaire 8606, votre formulaire 5498 et votre formulaire 1099-R.

• Formulaire 8606 est celui que vous utilisez pour signaler les contributions non déductibles aux IRA traditionnels.
• Formulaire 5498 est celui que votre dépositaire de l'IRA vous envoie - il est parfois appelé le «IRA Contribution Information» ou «Fair Market Value Information», et il arrive généralement en mai. Il détaille a) les contributions à votre IRA traditionnel ou Roth et b) la juste valeur marchande de cet IRA à la fin de l'année précédente.
• Formulaire 1099-R, bien sûr, est celui que vous obtenez de votre gardien IRA montrant vos retraits (distributions de revenus).

Déclarations 401k

Déclarations de revenus

En tant que propriétaire d'entreprise, je suis vraiment enclin à accrocher mes déclarations de revenus et documents plus que les années passées. Juste pour que je me trompe, je me suis dirigé sur le site Web de l'IRS pour voir ce qu'ils ont à dire sur le sujet. Voici ce qu'ils ont à dire:

La durée de conservation d'un document dépend de l'action, de la dépense ou de l'événement enregistré par le document. En règle générale, vous devez conserver vos documents à l'appui d'un élément de revenu ou de déductions dans une déclaration de revenus jusqu'à ce que la période de limitation de ce dernier soit épuisée.

La période de restrictions est la période pendant laquelle vous pouvez modifier votre déclaration de revenus pour demander un crédit ou un remboursement, ou que l'IRS peut imposer une taxe supplémentaire. Les informations ci-dessous contiennent les périodes de limitations qui s'appliquent aux déclarations de revenus. Sauf indication contraire, les années se rapportent à la période après le dépôt de la déclaration. Les déclarations produites avant la date d'échéance sont traitées comme déposées à la date d'échéance.

Remarque: Conservez des copies de vos déclarations de revenus déposées. Ils aident à préparer les déclarations de revenus futures et à effectuer des calculs si vous produisez une déclaration modifiée.

1. Vous devez de l'impôt supplémentaire et les situations (2), (3) et (4) ci-dessous ne s'appliquent pas à vous; tenir des registres pendant 3 ans.
2. Vous ne déclarez pas le revenu que vous devez déclarer, et il représente plus de 25% du revenu brut indiqué dans votre déclaration; tenir des registres pendant 6 ans.
3. Vous produisez une déclaration frauduleuse; conserver les enregistrements indéfiniment.
4. Vous ne produisez pas de déclaration; conserver les enregistrements indéfiniment.
5. Vous produisez une demande de crédit ou de remboursement après avoir produit votre déclaration; conserver les enregistrements pendant 3 ans à compter de la date à laquelle vous avez produit votre déclaration initiale ou 2 ans à compter de la date à laquelle vous avez payé la taxe, selon la date la plus tardive.
6. Vous déposez une réclamation pour une perte de titres sans valeur ou une déduction de créances irrécouvrables; tenir des registres pendant 7 ans. Cela comprend généralement les relevés de carte de crédit et les relevés hypothécaires.
7. Conservez tous les dossiers d'impôt sur le revenu d'emploi pendant au moins 4 ans après la date à laquelle la taxe devient exigible ou est payée, selon la date la plus tardive.

J'ai vérifié mon double avec CPA et il a résonné ce que le site Web de l'IRS avait à dire. Il a ajouté que bien que 3 à 7 ans soient la norme, il est conseillé de conserver vos déclarations de revenus «pour toujours». Oui pour toujours. Bien qu'il n'ait eu que quelques clients à travers le processus de vérification, il a noté que la vérification standard de l'IRS remonte à trois ans. Gardez à l'esprit que si vous êtes reconnu coupable d'un crime fiscal, l'IRS peut ouvrir les portes et examiner tous vos antécédents. Le moyen le plus simple d'éviter cela: ne pas commettre de fraude fiscale.

Relevés bancaires

Suivant la ligne avec l'audit de l'IRS regarder en arrière, il est généralement recommandé de garder vos relevés bancaires trois ans. Personnellement, nous effectuons toutes les opérations bancaires en ligne. Nous nous efforçons donc de rendre nos relevés accessibles de cette façon.

Assurance-vie

La police d'assurance-vie est un candidat idéal pour garder enfermé dans un coffre-fort à la maison ou un coffre-fort. Vous voulez garder la politique pour toute la vie sur le contrat plus trois ans.

Shred quand vous avez terminé

Le vol d'identité est la vraie affaire de nos jours. Donc, quand vous décidez de vous débarrasser de vos documents, faites-le très attentivement. Un déchiquetage approprié est un moyen facile de vous protéger contre le vol d'identité. Si vous êtes une petite entreprise, il existe des entreprises spécialisées dans la destruction de vos informations sensibles. De toute façon, ce sont deux façons d'aider à prévenir le vol d'identité.

N'oublie pas de déchiqueter!

Ce que vous pouvez jeter

Maintenant que vous connaissez les choses que vous devez garder, voici quelques trucs que vous pouvez lancer:

• Garanties périmées
• Manuels d'instructions obsolètes
• Testaments ou fiducies obsolètes (à condition d'en avoir créé un nouveau)
• Polices d'assurance annulées
• Relevés de carte de crédit pour les années d'imposition fermées
• Chèques annulés pour les années d'imposition fermées
• Anciens rapports annuels sur les actions et / ou les fonds communs de placement
• Vieux bulletins d'investissement (certaines personnes gardent ces choses pendant des années parce qu'ils les ont payées - laissez-les partir!)

Quels documents aimez-vous garder? Quel type de système de fichiers utilisez-vous pour suivre tous vos enregistrements importants?