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7 outils gratuits indispensables qui m'aident à gérer mon entreprise de rédaction freelance

7 outils gratuits indispensables qui m'aident à gérer mon entreprise de rédaction freelance

Quand j'ai commencé l'écriture freelance il y a cinq ans, j'ai mené une opération assez humble, en mettant en place l'article occasionnel.

Mais au fur et à mesure que je gagnais en visibilité et assumais les rôles d'écriture de personnel avec plus de sites, je devais commencer à considérer le free-lance comme plus qu'un simple concert. Même à ses débuts, la pige est une entreprise.

Au fur et à mesure que mon entreprise évoluait de l'agitation informelle vers des projets réguliers et que les clients commençaient à m'atteindre, j'ai réalisé que j'avais besoin d'aide. Au lieu d'afficher des offres d'emploi sur un site d'emploi à la recherche d'un stagiaire non rémunéré, j'ai cherché les meilleurs outils qui me permettraient de me concentrer sur mon travail et, plus important encore, de le mettre à l'échelle.

Passer d'un client à cinq, 10 ou plus signifie beaucoup d'organisation, de gestion du temps et de priorisation. Heureusement, il y a beaucoup de programmes (gratuits!) Qui peuvent aider. Voici les sept meilleurs outils gratuits que j'utilise pour gérer mon entreprise à la pige.

1. Grammaire

Coût: gratuit, avec une version payante disponible

En tant qu'écrivain, je suis fier de ma maîtrise de l'anglais et de la grammaire. Cependant, j'écris une tonne - des articles, des publications sur les réseaux sociaux, des courriels et même des listes d'épicerie - alors c'est rafraîchissant d'avoir une sorte d'éditeur en temps réel pour que mon écriture soit la meilleure possible.

Si je commets une erreur dans une simple correspondance électronique avec un client, ou pire, un potentiel client, il reflète mal - d'autant plus que je suis un projet qui se concentre sur mes points forts en tant qu'écrivain et éditeur.

Pour aider à cela, j'ai installé Grammarly sur mon navigateur, et il y a même une intégration de Microsoft Office. Bien que je donne une seconde et une troisième lecture à toutes mes pièces, Grammarly m'aide à rendre le brouillon initial bien plus soigné.

C'est comme collaborer avec un éditeur au moment où j'écris et le temps réduit que je consacre à l'édition signifie que je peux gagner plus d'argent en moins de temps. L'utilisation de Grammarly me permet de me concentrer sur le contenu et de m'inquiéter moins de la grammaire.

2. Trello

Coût: gratuit, avec des niveaux payants disponibles

La gestion de projet n'est pas moins importante dans une entreprise indépendante que dans un lieu de travail traditionnel, mais il y a des différences clés: vous êtes votre propre patron, et sans salaire, ne pas rester au-dessus de vos échéances signifie ne pas être payé.

The Write Life offre six conseils de gestion du temps pour les pigistes, y compris la planification, la hiérarchisation, l'organisation et le démarrage précoce. J'accomplis ces tâches avec Trello.

Essentiellement un tableau Kanban, Trello me permet de créer différents tableaux pour des projets, et de faire glisser et déposer des cartes dans des colonnes.

Je mets le mien en tant que comité de rédaction pour maintenir visuellement mes devoirs d'écriture. C'est une solution assez simple mais efficace pour suivre le statut du projet. J'utilise cinq colonnes, qui représentent les étapes de mon processus d'écriture: Article Pitch, Recherche, Rédaction, Edition, Soumis et Publié.

Quand je m'attaque à un nouveau projet, je crée une carte dans la colonne Article Pitch. Comme la pièce se déplace à travers le processus d'écriture, tout comme ma carte.

Pour définir les priorités, j'ajoute des étiquettes (vert pour bas, jaune pour moyen, rouge pour haut), assigner des dates d'échéance et créer une liste de contrôle pour les sous-tâches. Je reçois même des notifications sur les délais imminents des applications Trello sur mon smartphone et ma tablette.

Trello fournit une foule de ressources pour créer des flux de travail et créer des modèles, et il y a même une section dédiée aux ressources pour les pigistes et les consultants. Les modèles sont assez simples, mais le blog Trello propose une collection de cas d'utilisation et d'idées spécifiques.

3. Minuteur de tomate

Sans coût

En tant que mon propre patron, je suis responsable de gérer mon temps. Bien sûr, le fait de travailler à la maison signifie que je fais l'impasse sur le long trajet, mais la flexibilité et le réglage entraînent leurs propres défis. Je me suis trouvé distrait facilement, surtout au début.

Puis j'ai découvert la technique Pomodoro et j'ai commencé à utiliser Tomate Timer. Francesco Cirillo a fondé ce concept dans les années 80, et la stratégie de productivité simple offre d'énormes avantages.

J'ai mis une minuterie pendant 25 minutes et de travailler sur une tâche donnée (et seulement cette tâche) pendant ce temps. Une fois la minuterie terminée, j'ai terminé le premier Pomodoro et me récompense avec une pause de trois à cinq minutes. Après quatre Pomodoros, je fais une pause de 20 à 30 minutes.

Alors pourquoi utiliser la technique Pomodoro? Alors que j'aime la liberté de m'autogérer, cette méthode m'aide à démarrer plus rapidement. Plutôt que de regarder dans le vide d'un document texte vide, Je commence mon chronomètre et la course pour obtenir autant que possible en 25 minutes.

De plus, cela m'aide à arrêter de tergiverser. Peu importe si vous travaillez dans un bureau ou à la maison, vous avez probablement été frappé par l'envie de vérifier Facebook, Twitter, Reddit ou autre chose qui ne fonctionne pas.

La technique Pomodoro et ses pauses intégrées sont comme l'entraînement par intervalles, mais pour le travail. Un peu de repos entre les sprints m'aide à rester concentré plus longtemps et à être plus productif quand je suis à la tâche.

J'utilise le Tomato Timer gratuit car il n'y a pas de téléchargement requis, mais vous pouvez choisir parmi des charges d'autres applications gratuites.

4. Vague

Coût: gratuit, avec des niveaux payants disponibles

En tant qu'écrivain, je suis fier de pouvoir calculer un pourboire, mais mes compétences en mathématiques s'arrêtent là. En fin de compte, je ne suis pas comptable.

Mais Le travail à la pige signifie que vous devez rester au courant des questions telles que le paiement des taxes trimestrielles, la détermination des déductions, la tenue des registres et, bien sûr, la facturation. Wave, labellisé «comptabilité réelle des non-comptables», est un outil génial que j'ai utilisé pour simplifier ces processus.

Son logiciel de comptabilité, de numérisation des reçus et de facturation est gratuit et très complet, et vous pouvez intégrer PayPal, Microsoft Excel et vos comptes bancaires.

De nombreux sites pour lesquels j'écris, que ce soit en tant que concerts récurrents ou ponctuels, payez via PayPal, et Wave liste automatiquement chaque transaction. J'utilise ma carte de crédit et PayPal pour les affaires et les affaires personnelles, donc c'est génial que Wave me permette de séparer ces transactions. Cela simplifie ma comptabilité et la budgétisation.

L'outil gère même les transactions dans plusieurs devises, une inclusion particulièrement impressionnante pour nous les nomades numériques.

Comme tout pigiste sait, ou apprendra rapidement, le suivi des recettes est un must. La fonctionnalité des reçus m'aide à rester organisé et à tenir des dossiers détaillés avec les téléchargements sur le Web, sur les appareils mobiles et par courriel.

5. Zapier

Coût: gratuit, avec des niveaux payants disponibles

Mon entreprise implique beaucoup de pièces mobiles. J'utilise le courrier électronique et Slack pour la communication, Trello pour la gestion de projet, un grand nombre de sites de médias sociaux, et une poignée de systèmes de gestion de contenu. Zapier me permet de configurer des intégrations personnalisées entre ces outils.

Par exemple, j'ai configuré Zapier pour envoyer des notifications Trello à Slack. Lorsque je déplace une carte Trello, Zapier envoie une notification Slack qui me permet, ou à d'autres rédacteurs pigistes, de connaître l'état du projet mis à jour.

Zapier m'a aussi aidé à connecter Gmail et Trello. Quand un client me contacte avec une proposition de projet, je peux créer des cartes Trello directement à partir de l'email.

Lorsque j'accepte officiellement un projet, je l'étiquette avec l'étiquette "Freelance" dans Gmail. Cela génère automatiquement une carte dans Trello avec des champs personnalisés qui incluent le corps de l'e-mail. Pour éditer la carte, je dois quand même aller dans Trello, mais c'est encore beaucoup moins de travail que de la créer à partir de zéro. Plus je peux automatiser les processus, plus je peux me concentrer sur le projet lui-même.

Zapier offre des possibilités presque illimitées, et son plan libre assez lourd me permet d'exécuter cinq Zaps (intégrations automatisées) avec jusqu'à 100 tâches par mois.

6. et 7. Buffer et Hootsuite

Coût: gratuit, avec des versions payantes disponibles

Pour les pigistes, les médias sociaux sont un paysage pour réseauter, afficher des talents, rester connecté avec les clients et plus encore. J'ai décroché des concerts et acquis une visibilité inestimable en prenant des articles viraux à travers le piratage de la croissance sociale. Une société de technologie m'a recruté pour contribuer à son blog après avoir vu mon travail sur les médias sociaux, et les réalisateurs m'envoyaient souvent des screeners ou mettaient en place des interviews via Twitter et Facebook.

Buffer et Hootsuite rationalisent ma gestion des médias sociaux; C'est ainsi que je gère mes comptes Twitter, Facebook, LinkedIn, Pinterest, Google Plus et Instagram.

En programmant mes messages sur les médias sociaux dans un bloc, je gagne un temps précieux. Plutôt que de naviguer sur chaque site de média social individuellement, je planifie simplement mon contenu à partager via Buffer et Hootsuite. Dans environ 10 à 15 minutes, je peux mettre en place tout le contenu que je veux partager au cours des prochains jours.

Le niveau gratuit Hootsuite fournit une planification illimitée et des analyses plus complètes, tandis que le module gratuit de Buffer offre une interface utilisateur rationalisée, mais seulement 10 messages programmés par compte.

Cependant, le plan libre de Hootsuite me limite à trois profils de médias sociaux, alors que j'ai mis en place Facebook, Twitter, LinkedIn et Google Plus via Buffer. L'utilisation d'un hybride de Buffer et Hootsuite me donne la flexibilité de planifier des posts sur tous mes réseaux sociaux.

Votre tour: Quels outils gratuits utilisez-vous pour gérer votre entreprise à la pige?

Moe Long est le fondateur / rédacteur en chef de la Coupe de Moe et rédacteur pour MakeUseOf, TechBeacon, Cliqist, Bubbleblabber et EpicStream. Quand on ne martèle pas son clavier, on peut le voir boire trop de café et revoir "Star Trek: The Next Generation".


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