6 trucs Gmail que vous devriez déjà utiliser, mais ne le sont probablement pas

Peu importe votre créativité ou votre travail, il y a une nuisance qui semble nuire à la productivité de beaucoup de travailleurs: le courrier électronique.

Sans cette merveille de technologie pas si moderne, la plupart de nos emplois n'existeraient pas. Pourtant, la plupart du temps, le courrier électronique ne ressemble à rien de plus qu'un temps gigantesque et une liste de tâches à ne pas manquer.

Ça n'a jamais été comme ça!

Je suis un grand connaisseur des produits Google. Je connais donc parfaitement les fonctionnalités de Gmail. Je suis toujours déconcerté quand quelqu'un se plaint de la quantité de courriels qu'ils reçoivent et de la difficulté de gérer.

Ce n'est pas si dur. Vous n'avez plus qu'à utiliser les outils à votre disposition.

J'ai rassemblé mes astuces, astuces et outils peu utilisés pour faciliter la gestion de Gmail, car c'est l'application que j'utilise et qui est commune pour les comptes professionnels et personnels.

Si vous utilisez une application de messagerie différente, certains de ces conseils seront traduits, ou vous pourriez trouver des paramètres ou des outils similaires. Si non ... passez à Gmail. Pourquoi ne l'utilisez-vous pas déjà? Monter à bord. Je ne peux pas évangéliser personnellement le produit assez.

Voici six façons de désencombrer votre boîte de réception, de reprendre votre temps et d'augmenter votre productivité au travail, en tant que pigiste ou dans votre vie personnelle:

1. Configurez votre boîte de réception

Ce paramètre Gmail vous permet d'activer ou de désactiver les onglets dans votre boîte de réception: Primaire, Social, Promotions, Mises à jour et Forums.

Gmail catégorise automatiquement votre courrier dans ces onglets, de sorte que vous ne disposez pas d'une pile accablante dans votre boîte de réception chaque jour.

Par exemple, si vous recevez un e-mail dans le cadre d'une liste de diffusion - un bulletin, par exemple - qui apparaîtra dans l'onglet Promotions. Les messages automatisés provenant des applications pour lesquelles vous vous inscrivez figureront dans les mises à jour.

Dans la plupart des cas, ce ne sont pas des messages urgents, vous pourrez donc vous concentrer sur ce qui se passe dans votre boîte de réception principale et accéder aux autres onglets plus tard.

2. Créez des étiquettes et des filtres

Si vous souhaitez trier votre courrier manuellement ou avec plus de détails que ne le permettent les onglets de Gmail, vous pouvez le faire avec Labels.

Sous "Libellés" dans vos paramètres, vous verrez toutes les étiquettes par défaut et celles personnalisées que vous avez créées.

Créez des libellés pour vous aider à trier les courriels et à voir ceux qui se rapportent à un sujet particulier - par exemple, «Emplacements de vente».

Sous "Filtres et adresses bloquées", vous pouvez créer des filtres pour appliquer automatiquement des libellés aux messages et prendre certaines actions.

Par exemple, je collabore avec mon équipe via Google Docs, et il est utile pour moi de recevoir des notifications par e-mail des modifications ou des commentaires laissés par les rédacteurs sur mes brouillons. Mais ils encombreraient ma boîte de réception toute la journée si je ne les brouillais pas.

J'ai créé l'étiquette "Google Docs" et un filtre pour appliquer ce libellé à tous les messages de docs.google.com - et Ignorer la boîte de réception.

Toutes les notifications Docs sont donc soigneusement triées sous cette étiquette - comme un dossier - et quand il est temps de travailler sur les révisions, je peux ouvrir ce dossier et l'utiliser comme une liste de choses à faire.

3. Jouez avec Gmail Labs

Gmail Labs sont des fonctionnalités expérimentales qui vont un long chemin dans la personnalisation de votre boîte de réception. Recherchez des laboratoires dans vos paramètres Gmail.

Petites touches, comme le Marquer comme bouton Lire, peut faciliter la navigation dans une boîte de réception occupée.

j'utilise Réponses en conserve, qui enregistre des modèles de courrier électronique pour des messages communs - comme une introduction à une source potentielle - de sorte que je n'ai pas besoin de réinventer la roue avec chaque message. Vous pouvez créer une réponse standardisée pour répondre rapidement et de manière cohérente aux questions courantes.

Plusieurs boîtes de réception vous permet de voir les e-mails triés sur votre écran d'accueil Gmail au lieu de les masquer derrière des onglets ou des étiquettes.

le Volet de prévisualisation peut vous aider à parcourir rapidement un grand nombre d'e-mails, en ouvrant un e-mail à côté de votre boîte de réception, comme vous le feriez pour les clients de messagerie de bureau.

4. Utilisez les services de tiers pour vous rendre la vie plus facile

En dehors des paramètres de l'application, vous pouvez améliorer votre expérience de boîte de réception en ajoutant des applications tierces, des plug-ins ou des extensions de navigateur.

Boomerang pour Gmail

Boomerang est l'un de mes plugins Gmail préférés pour Firefox, Chrome ou Safari, car il s'agit de prendre le contrôle de votre temps.

Vous avez reçu un courriel d'un client lundi que vous devez aborder lors d'une réunion jeudi? Sortez-le de votre boîte de réception encombrée, et réglez Boomerang pour le renvoyer jeudi matin.

Vous pouvez également Boomerang votre courrier envoyé comme un rappel à suivre si vous n'avez pas de réponse. C'est un moyen facile de rester au top de vos contacts sans garder de conversations dans votre boîte de réception ou d'essayer de jongler avec des informations dans votre tête.

L'une des fonctionnalités les plus cool de Boomerang, cependant, est la planification des emails à envoyer plus tard.

J'aime regrouper mes courriels à la fin de la journée de travail, mais je ne veux pas être touché par un tas de réponses et de tâches de fin de journée. Boomerang me permet de rédiger des courriels sur mon propre temps et de les programmer pour toucher les boîtes de réception de mes contacts plus tard, comme le lendemain matin.

Boîte de réception Pause

En parlant de courriels par lots, vous êtes-vous déjà installé pour aborder votre correspondance, pour voir la liste s'allonger chaque fois que vous finissez un courriel et que vous revenez dans la boîte de réception?

La boîte de réception Gmail Add-on Pause arrête cela. Appuyez simplement sur le bouton pour empêcher l'apparition de nouveaux messages dans votre boîte de réception.Parcourez votre liste non lue et appuyez de nouveau sur le bouton pour accepter les nouveaux e-mails (et ceux qui sont arrivés pendant que vous étiez en pause).

Unroll.me

Votre boîte de réception est-elle saturée par les abonnements par e-mail? Je trouve que ce sont les plus grands coupables causant la folie de la plupart des gens.

Unroll.me nettoie votre boîte de réception en "retroussant" vos abonnements à un seul endroit chaque jour. Vous recevrez un seul e-mail quotidien qui inclut tous vos abonnements pour faciliter la navigation.

Insérer un texte

Insérer du texte, une extension Chrome, fonctionne de la même manière que les réponses standardisées, car vous pouvez enregistrer des modèles pour différents types de messages. Mais cela va un peu plus loin.

Alors que les réponses standardisées remplissent l'ensemble du corps de votre courrier électronique avec un message enregistré, l'insertion de texte vous permet d'insérer simplement un morceau de texte n'importe où dans un e-mail.

Utilisez-le pour adapter votre signature au destinataire, insérez les informations de contact dont vous ne vous souvenez plus ou ajoutez un texte de présentation standard sur votre entreprise sans envoyer de formulaire.

5. Contrôle des notifications sur votre smartphone

C'est une observation banale que nous sommes tous trop attachés à nos smartphones ces jours-ci — mais c'est aussi vrai. Même en tant que millénaire, je suis déconcerté par l'achalandage de certains téléphones de mes amis, alors que mon iPhone peut aussi bien jouer aux grillons quand je le vérifie.

Je ne suis pas un papillon social ou un leader en demande, mais je sais qu'ils ne sont pas très importants non plus. Ils n'ont tout simplement pas mis à jour leurs paramètres de notification.

Je vous recommande de prendre 10 minutes cette semaine pour ajuster les notifications tout vos applications pour calmer le bruit - mais je vais garder cela pour les paramètres de l'application smartphone Gmail.

Gérer des comptes séparés

Tout d'abord, l'application Gmail vous permet de connecter plusieurs comptes de messagerie et vous pouvez définir différents paramètres pour chaque compte.

Cela signifie, par exemple, que vous pouvez désactiver les notifications push pour le travail et obtenir uniquement une correspondance personnelle avec votre téléphone. Vous pouvez également désactiver les notifications pour un e-mail que vous utilisez pour, disons, les achats en ligne, mais gardez-les pour une correspondance de travail importante.

Limiter les notifications push

Dans chaque compte de votre application Gmail, vous pouvez définir des notifications pour "Tous les nouveaux messages", "Primaire uniquement" ou "Aucun".

Si vous souhaitez être disponible pour les messages importants sans être submergé par les alertes, je recommande de définir "Primaire uniquement".

Cela vous alertera lorsqu'un e-mail arrive dans votre boîte de réception principale, mais ignorez les notifications pour celles filtrées sur Promotions, Mises à jour, Réseaux sociaux ou Forums.

Allez encore plus loin, et essayez de désactiver toutes les notifications par e-mail. Donnez seulement votre temps pour envoyer un courriel quand toi choisissez de le regarder.

Ou, si vous êtes vraiment courageux, supprimez complètement les emails professionnels de votre smartphone!

Ne laissez pas les notifications vous contrôler

Ne roule pas les yeux. Vous savez que cela doit être dit. Les notifications de smartphones vous éloignent de tout ce que vous faites, de manière inattendue, à toute heure de la journée.

Ils s'empilent et vous font sentir occupé et important et stressé, et ils vous gardent éveillé la nuit et vous faire sentir comme si vous n'aviez pas le temps de jouer avec vos enfants ou les chiens ou les plantes.

Mais ils n'ont pas à le faire.

Même si vous êtes absolument vital pour votre entreprise et que vous devez être disponible à tout moment (la plupart d'entre nous ne le faisons pas), vous pouvez calmer votre journée sans rien manquer en faisant quelques ajustements simples aux paramètres de votre téléphone.

Par exemple: Avez-vous besoin de la sonnerie pour que tout le monde entende votre alerte, ou est-ce qu'une vibration suffirait?

Avez-vous besoin de la vibration, ou est-ce qu'un pop-up sur votre écran fera passer le message?

Avez-vous réellement besoin de cette fenêtre contextuelle, ou la notification peut-elle simplement être conservée dans votre centre de notifications, que vous vérifiez de toute façon toutes les trois minutes?

Voyez-vous comment silencieux votre vie peut-elle avoir?

Éteignez les badges qui crient environ 1 246 emails non lus. Choisissez des notifications moins invasives qui disparaissent au lieu d'exiger des alertes qui nécessitent votre attention, et profitez des paramètres "Temps d'arrêt" ou "Ne pas déranger".

Rien de tout cela n'est compliqué ou prend du temps. Prenez quelques minutes pour prendre le contrôle de votre téléphone, et vous vivrez, respirez et vous reposerez plus facilement.

6. Sortez de l'email!

En fin de compte, le conseil le plus important que je puisse vous offrir est: Utilisez-le aussi peu que possible.

Alors que le courrier électronique était autrefois le moyen le plus rapide de communiquer avec des collègues, des clients ou des clients, il est maintenant l'un des moins efficaces.

Tonnes d'applications font maintenant le travail qui tombait à l'email, et ils le font beaucoup mieux!

Pour des conversations en cours avec des collègues, sortez de vos e-mails et essayez une application de discussion comme Slack, Google Hangouts ou Messages pour Mac.

Pour la collaboration et les commentaires sur les projets d'équipe, utilisez les autres applications de Google:

Docs, feuilles et diapositives laissez votre équipe créer du contenu, travailler dans les mêmes fichiers simultanément et suivre les changements et les commentaires. Arrêtez d'envoyer des pièces jointes par courrier électronique.

Conduire vous permet de télécharger, stocker, partager et télécharger des fichiers dans presque tous les formats, de sorte que vous n'avez pas à envoyer des fichiers par courrier électronique.

Calendrier vous aide à planifier des événements et des réunions en partageant les horaires avec d'autres, de sorte que vous puissiez rapidement voir quand tout le monde est occupé ou disponible - et arrêter de vous envoyer des courriels pour planifier vos réunions!

Formes vous aide à créer des sondages pour recueillir des commentaires anonymes à l'interne ou à l'externe, ou à recueillir des informations, comme des inscriptions d'employés à des événements.

Pour suivre la productivité de l'équipe, les tâches et les projets, essayez l'une de ces applications gratuites: Flow, Trello ou iDoneThis.

Le moyen le plus simple de désencombrer votre boîte de réception est d'éviter de l'encombrer en premier lieu!

Votre tour: Qu'est-ce que Gmail hacks utilisez-vous pour être plus productif au travail?

Dana Sitar (@danasitar) est un rédacteur de personnel à The Penny Hoarder. Elle a écrit pour Huffington Post, Entrepreneur.com, Writer's Digest et plus, essayant l'humour là où c'est permis (et parfois là où ça ne l'est pas).