Comment j'ai diminué mes heures de bureau hebdomadaires de plus de 40 à moins de 8

Un PDG peut-il travailler 8 heures par semaine? Oui, et voici comment je l'ai fait ...

Vous vous asseyez à votre bureau prêt à détruire votre journée de travail. Vous préparez un pot de café, éclatez votre calendrier et plongez dans votre tâche la plus importante. Et puis ça arrive. Le téléphone sonne, ou un collègue s'arrête pour dire «hé». Peut-être votre patron se jette-t-il sur ces rapports TPS.

Quel que soit le type d'interruption que vous rencontrez, c'est ennuyeux. Et si vous travaillez dans un bureau, vous savez exactement de quoi je parle. Si vous êtes assis derrière ce bureau et que vous êtes au courant, tout le monde pense qu'il est tout à fait acceptable de vous engager.

Malheureusement, ces engagements aléatoires peuvent absolument tuer votre productivité. Non seulement ils peuvent vous enlever la tâche, mais ils peuvent consommer votre énergie mentale pour la journée. Bien que je n'ai pas remarqué combien de temps je perdais avant d'avoir des enfants, je le remarque beaucoup plus maintenant que j'en ai quatre. Et oui, le fait d'être un parent a sévèrement limité ma capacité à supporter les petites conversations et les bavardages insensés. Parents, vous savez de quoi je parle.

Vingt minutes dans un couloir pour parler du match d'hier soir. Un collègue déplorant des trucs en milieu de travail. Une invitation de déjeuner tranquillement qui se transforme en une affaire de deux heures contre votre volonté. C'est le genre de choses qui peuvent gâcher votre productivité et réduire votre potentiel.

Créer de l'espace et forger un nouveau chemin

Après quelques années à supporter ces moments perdus et ces opportunités, j'étais convaincu que quelque chose devait changer. Je voulais sortir du bureau plus, mais accomplir presque le même travail. Plus important encore, je voulais arrêter de perdre autant de temps quand je pourrais être à la maison avec ma famille ou en profiter de la vie.

Au début, je pensais que quitter le bureau plus souvent serait un exploit impossible. Je veux dire, comment pourrait partir plus souvent encore accomplir le même niveau de travail?

Bien sûr, j'étais le PDG de ma propre firme de gestion de patrimoine, mais cela ne veut pas dire que je pouvais aller et venir à ma guise. Si je n'étais pas au bureau, que penseraient mes clients? Est-ce que mon équipe était capable de tout gérer en mon absence? Que faire si quelque chose ne va pas?

Il m'a fallu un certain temps pour réaliser que j'étais consumé avec des croyances limitantes. Heureusement, quelques entrepreneurs étonnants et leaders d'opinion m'ont fait réaliser l'erreur de mes manières.

D'abord, j'ai lu le livre de Tim Ferris, The Work-week, et j'ai réalisé ce qui était possible. En utilisant les stratégies de son livre, je pourrais réduire considérablement mon temps au bureau, n'est-ce pas?

Deuxièmement, j'ai rejoint un programme de coaching sous le nom de Strategic Coach. Au cours de ce programme, ils m'ont présenté le concept de «création d'espace».

Un exercice que nous devions faire consistait à calculer le nombre de jours gratuits que nous avions pris l'année dernière. Pourquoi? Parce qu'ils ont dit que nous devions apprendre à «créer de l'espace» dans nos vies. Et pour créer cet espace, nous avons dû nous accorder une pause et un peu de repos.

Au fil du temps, l'exercice mental de «création d'espace» m'a permis de comprendre ce qui était important dans ma vie, puis d'externaliser le reste.

Troisièmement, j'ai commencé à écouter des génies de la productivité comme Michael Hyatt. Hyatt dit que les entrepreneurs très productifs ne sont pas nés de cette façon. Ils apprennent à devenir ultra-productifs en maîtrisant leur environnement.

Selon Hyatt, les interruptions et les distractions constantes sont le principal obstacle auquel font face les entrepreneurs qui vérifient leurs listes de choses à faire et travaillent vers leurs objectifs.

Et c'est dommage, note Hyatt. «Les entrepreneurs et les cadres comme nous ont trop de valeur pour contribuer à nos entreprises et à ceux qui comptent le plus dans nos vies pour nous laisser distraire», dit-il sur son site Web.

Le simple fait d'écouter des experts comme ceux-là m'a appris à «créer de l'espace» et à m'éloigner de ma situation dans une certaine mesure. De là, je me suis engagé sur un chemin pour limiter les distractions et construire une meilleure journée de travail.

Au fil du temps, j'ai apporté mon temps de bureau de 40 heures par semaine à 8 heures, et sans aucun impact sur la productivité et même des gains plus importants au fil du temps.

Comment l'ai-je fait? Voici les détails:

# 1: J'ai embauché stratégiquement.

Même si j'avais déjà un directeur des relations avec les clients, j'ai aussi ajouté un conseiller associé. Le travail de ce professionnel consistait à «être moi» quand je n'étais pas là - donner des conseils d'experts à nos clients et leur fournir le service qu'ils méritent.

C'est là que je sens que beaucoup de propriétaires de petites entreprises échouent. Effrayés, personne ne pourrait jamais se mettre à leur place, ils refusent d'externaliser leur travail le plus important. Mais si vous voulez réduire vos heures, cette étape est cruciale.

Il a fallu du temps pour tout mettre en place. Pendant un mois, j'ai dû travailler 60 heures par semaine pour lui apprendre tout ce qu'il avait besoin de savoir. Mais une fois le dur travail accompli, j'avais un interlocuteur fiable et poli sur lequel s'appuyer.

# 2: Nous avons commencé à documenter nos processus.

Finalement, j'ai appris que je pouvais me faciliter la vie en rationalisant les processus que je faisais encore et encore. Un outil sur lequel je suis tombé, Sweet Process, vous aide à créer des processus pour tout dans votre entreprise.

À l'aide de cet outil, nous avons commencé à créer des processus pour les tâches de niveau supérieur telles que l'ouverture de nouveaux comptes. À partir de là, nous avons créé des processus pour effectuer des dépôts bancaires et traiter les contributions des clients. Une fois que toutes les tâches de niveau supérieur ont été réparées, nous avons même créé des systèmes pour prendre en charge les petites tâches de notre journée de travail.

La création de tous les processus exige un travail initial, mais une fois le processus terminé et la personne formée, vous n'avez plus jamais à le faire. Encore mieux, si vous devez embaucher quelqu'un ou remplacer cette personne, vos processus documentés peuvent servir de manuel de formation.

# 3: J'ai "créé l'espace" et le temps prévu.

Une fois que j'ai embauché plus de gens et créé des processus, j'ai dû prévoir du temps pour voir si ma nouvelle stratégie pouvait fonctionner. Donc, c'est exactement ce que j'ai fait - même si je devais me forcer. Au début, je passais du temps à traîner dans un café ou à travailler à la maison. De cette façon, je pourrais tester les capacités de mon employé sans me retirer complètement.

Une fois que je me suis senti plus à l'aise, j'ai commencé à prendre les mardis. Puis j'ai commencé à ajouter plus de "jours de repos" à mon calendrier chaque semaine. Finalement, j'étais à seulement 8 heures au bureau chaque semaine, mais tout fonctionnait toujours bien. Et oui, c'était génial!

# 4: Nous avons amélioré la communication.

Avant de réduire mes heures de travail, les principales sources de communication dans notre bureau étaient le courriel, le texte et le clavardage sur google. Cela a bien fonctionné pendant un certain temps, mais nous avons finalement réalisé que nous perdions des conversations et des détails de cette façon.

Puis nous sommes tombés sur un programme appelé Slack. Slack nous a permis de créer des canaux spécifiques à certains besoins de notre cabinet de conseil financier, puis de créer des conversations continues que nous pourrions rechercher pour les détails passés. Alors que nous perdions tout le temps des informations et des conversations importantes, Slack conservait toute notre correspondance au même endroit.

# 5: Nous avons examiné les actions et cherché des moyens de nous améliorer.

Tout comme dans l'armée, j'ai créé un processus d'examen hebdomadaire dans mon bureau. Nous n'avons pas examiné le travail de chacun en soi, mais plutôt comment s'est déroulée la semaine en général. Comment était notre communication? Tout a-t-il été fait? Est-ce que quelque chose est tombé à travers les fissures?

En mettant en évidence toute lacune dans notre communication et notre planification, nous pourrions trouver des moyens de nous améliorer. Et c'est exactement ce que nous avons fait. Au fil du temps, nous avons tout amélioré, de notre communication quotidienne aux résultats pour nos clients.

Dernières pensées

Là où je sentais que je ne pourrais jamais m'éloigner du bureau, je travaille maintenant seulement environ 8 heures par semaine. Et comme le dernier clou dans le cercueil et la preuve que tout ce que j'ai décrit ici fonctionne, nous avons considérablement amélioré notre rentabilité. En fait, Alliance Wealth Management (mon cabinet) est en train d'augmenter son chiffre d'affaires de 31% cette année.

Avec plus de temps sur mes mains, je suis maintenant capable d'être un meilleur père et mari. En outre, j'ai créé l'espace et le temps nécessaires pour faire ce que j'ai toujours voulu faire: créer un cours destiné aux conseillers financiers qui veulent devenir une force incontournable dans l'espace en ligne.

Et vous savez ce qu'il y a d'autre? Mon cours, The Online Advisor Growth Formula, est sur la bonne voie pour ajouter 100 000 $ de revenus à mon entreprise cette année. Ce fait souligne l'idée que plus d'heures de travail ne signifient pas toujours de meilleurs résultats - et parfois, moins c'est plus.

Rien de tout cela n'aurait pu arriver si je ne m'étais jamais écarté - et si je n'avais jamais écouté les experts en productivité avisés qui ont forgé cette voie pour moi.

Si vous êtes fatigué de travailler plus pour accomplir moins, assurez-vous d'écouter les experts qui étudient la productivité comme c'est leur travail (parce que c'est). Vous pourriez vous sentir «coincé» en travaillant trop d'heures maintenant, mais quelques petits changements peuvent faire toute la différence.