Attention propriétaires de petites entreprises: exploitez-vous le pouvoir de l'externalisation? "

Ceci est un commentaire de David Hamilton. David m'avait contacté pour publier un article sur mon blog et proposait trois suggestions de sujets. Quand j'ai vu «Outsourcing for Small Business Owners», je savais que c'était le cas. Après avoir lu la semaine de travail de 4 heures de Tim Ferris, je suis devenu légèrement OCD en externalisant diverses parties de mon travail (bureau et blog). Ce sont les tâches que je déteste faire, blogger mon temps, et je préférerais juste payer quelqu'un d'autre pour le faire qui en profite vraiment. Externaliser quelques-unes de ces «corvées» hebdomadaires a donné quelque chose de beaucoup plus précieux en retour: le temps. Il est temps de se concentrer sur les choses que j'aime faire et qui ne me donnent pas l'impression de travailler. Êtes-vous un propriétaire de petite entreprise qui se sent constamment attaché? Si oui, alors vous pourriez bénéficier d'un peu de sous-traitance. Intro Kevin ...

Externalisation - soit vous excite pour la possibilité d'économiser de l'argent en utilisant la main-d'œuvre mondiale, ou il pourrait envoyer des frissons dans le dos, en pensant à toutes les inconnues et les cauchemars potentiels qui peuvent arriver. Quelle que soit votre position actuelle, ce guide devrait vous aider à clarifier la question de l'externalisation et vous donner des indications sur la façon d'embaucher à l'étranger, que vous soyez excité ou incertain à la perspective de l'externalisation ou simplement sceptique.

Évaluer vos besoins - Ce qui peut être externalisé, ce qui ne peut pas?

Votre entreprise est votre bébé. Tout le sang, la sueur, les larmes et l'argent que vous y investissez ne sont pas faciles - alors, naturellement, vous voulez protéger votre entreprise comme un enfant, en veillant à ce qu'elle grandisse, ne stagne jamais, ne tombe jamais malade ou pire, une fin. L'idée de sous-traiter des parties de votre entreprise pourrait susciter des craintes comme des projets qui ont mal tourné, des clients perdus, des bases de données et des enregistrements en panne.

C'est pourquoi vous devez avoir un processus en place pour tester l'externalisation de façon mesurée, avant d'aller à fond avec elle.

Choisissez des tâches ou des projets qui ne sont pas critiques pour le démarrage. Vous pourriez même passer un test «en parallèle» pour voir comment le travail se déroule en comparaison avec le fait qu'un travailleur local ou un fournisseur le fait avec le travailleur sous-traité.

Faire un essai

Afin de voir si l'externalisation fonctionne pour vous, commencez petit. C'est peut-être quelque chose comme entrer des dépenses dans le registre de votre entreprise, un projet de conception graphique pour une nouvelle brochure ou un nouveau logo sur lequel vous travaillez ou une petite amélioration de site Web que vous avez mise de côté. Peut-être que vous aimeriez simplement un assistant personnel pour s'occuper des tâches personnelles mondaines que vous n'avez pas le temps de faire. Faire un essai d'une manière petite mais mesurée aidera à vous montrer que l'externalisation de vos tâches d'affaires peut être faite de manière fiable lorsque vous avez passé au crible vos candidats et apprenez à bien les gérer.

Vous avez peut-être des doutes quant à savoir si vos travailleurs sous-traitants peuvent gérer le travail - ou peut-être avez-vous des doutes sur votre capacité à gérer correctement votre équipe, surtout s'ils sont à l'autre bout du monde. Quelles que soient vos réserves, un essai est parfait pour mettre vos craintes à l'aise, ou peut-être vous trouverez que l'externalisation n'est pas pour vous.

Déterminer votre budget d'impartition

Étant donné qu'il est probable que vous paierez beaucoup moins pour votre personnel sous-traitance, vous pouvez expérimenter avec un très petit budget. Selon les tâches, vous pourriez ne payer que 25 $ - 50 $ pour un projet. Fixer une limite basse pour votre essai vous empêchera de perdre trop d'argent et si tout va bien, vous aurez déjà une grande valeur de votre essai. Donc, définissez le maximum que vous allez dépenser pour un projet et ne passez pas au dessus, et faites-le clair lorsque vous postez votre travail aussi bien. La main-d'œuvre mondiale est si vaste que c'est vraiment un marché d'acheteurs. Vous avez l'avantage quand il s'agit de fixer le prix, en fonction du type de travail que vous embauchez.

Comprendre les différences culturelles

L'un des principaux obstacles à l'externalisation réussie peut être la différence entre les cultures des États-Unis (ou d'un autre pays occidentalisé) et d'autres pays non occidentaux. Par exemple, avec certains pays asiatiques, vous pouvez souvent rencontrer des situations où vous avez reçu la réponse «oui» alors qu'ils veulent vraiment dire «non» - dans de nombreux pays asiatiques, le «visage d'épargne» est de la plus haute importance. Ici, aux États-Unis, oui signifie oui et non, non, en général. Pour les autres pays, nous pouvons être considérés comme trop directs ou agressifs.

La meilleure façon d'apprendre ceci est de plonger, tout en étant conscient des différences dans les styles de culture et de communication. Toujours chercher à comprendre l'autre, ne pas se concentrer sur "pourquoi ça ne marche pas". Parfois c'est inévitable mais si leur anglais n'est pas assez bon. Mais s'il vous arrive de trouver des travailleurs expérimentés dans le travail avec des entreprises américaines, vous trouverez probablement cela plus facile - car ils seront habitués à notre style de travail. Vous voudrez peut-être l'indiquer sur vos offres d'emploi lors de la présélection des candidats (plus d'informations à ce sujet plus tard).

Les pays anglophones à enquêter: l'Inde, l'Irlande, l'Amérique centrale, les Philippines, l'Afrique du Sud, l'Australie, la Nouvelle-Zélande et oui, même les États-Unis.

Ici, aux États-Unis, vous pouvez «externaliser» à l'interne les personnes qui vivent dans des endroits où le coût de la vie est beaucoup plus bas, ou vous pouvez rencontrer un certain nombre de travailleurs qui ne peuvent pas quitter la maison, mais qui veulent travailler.rester à la maison les mères. C'est une situation gagnant-gagnant parce que vous pouvez payer moins et travailler à leur propre rythme à la maison. Si vous fournissez un travail cohérent (même à un salaire inférieur), vous verrez qu'ils resteront avec vous. Il est également recommandé de payer des primes pour les travaux bien faits - si votre entreprise se porte bien et que vous pouvez vous le permettre.

Choisissez une ressource Web

Des endroits comme Elance et oDesk sont d'excellents endroits pour commencer à l'externalisation. Ces sites facturent un petit coût par emploi, mais cela en vaut la peine: il y a un énorme bassin de travailleurs disponibles, les systèmes de gestion et de suivi du travail sont excellents, vous permettant de suivre les travaux et les progrès très facilement. Ces sites ont même des systèmes en place où vous pouvez contester tout désaccord sur la qualité du travail et d'autres problèmes, bien que cela soit rare à rencontrer. Il y a de plus en plus de sites d'externalisation qui apparaissent chaque jour, et certains sont même spécifiques au pays comme onlinejobs.ph pour les Philippines, par exemple.

Écran, écran, écran vos candidats

Comme avec n'importe quel travailleur, il y a des gens qui ont du talent et qui ont faim de travail; et puis il y a ceux qui sont paresseux, incompétents ou difficiles à travailler. Gardant toujours à l'esprit les différences culturelles (que vous apprendrez en cours de route ou que vous pourrez lire), vous êtes prêt à commencer à sélectionner les travailleurs potentiels. Faites-le bien et vous serez probablement vendu en sous-traitance; faites-le mal et les cauchemars qui peuvent suivre peuvent vous détourner pour toujours.

Évaluer l'anglais, compétences en communication, volonté de travailler

C'est là que vous passez au crible le talent de la lie, et c'est la partie la plus importante du processus. Croyez-le ou non, vous pouvez former n'importe qui sur presque n'importe quoi, alors que les compétences de communication, la passion et la volonté de travailler ne s'entraînent pas aussi facilement.

Vous devez avoir des normes solides en matière de communication, de volonté, de fiabilité et de réactivité. Vous verrez souvent une demande d'emploi qui est bien écrite, mais lorsque vous commencez l'entrevue par courriel, la communication est brisée et guindée. Ou vous pourriez avoir des réponses différées tout le temps. Ce sont tous des drapeaux rouges, et peuvent justifier un rejet immédiat.

Demandez à votre travailleur potentiel de faire quelque chose dans la demande d'emploi

Une bonne tactique pour découvrir le sérieux de vos candidats est de leur demander de faire une petite tâche ou deux dans la demande d'emploi. Cela vous montre immédiatement 1) si elles lisent même l'application ou si elles n'envoient que des applications de masse; 2) comment leur produit de travail ou compétence de communication s'accorde avec le curriculum vitae qu'ils vous ont envoyé. Vous pouvez éliminer 90% des candidats indésirables avec cette méthode seule. Ne vous inquiétez pas de ne pas avoir assez de candidats en utilisant cette méthode. Cela vous fera gagner un temps précieux en les éliminant - sans autre travail de votre part que d'écrire l'offre d'emploi initiale.

Mettre en place une entrevue de communication en direct

Si votre candidat a fait est aussi loin, envisagez d'avoir une conversation vocale ou une conversation par messagerie instantanée. C'est aussi un excellent moyen de tester la compréhension et la communication en anglais. Puisque les appels internationaux sont chers, un service VOIP gratuit comme Skype, GoogleTalk ou Yahoo IM sera votre meilleur pari. La plupart des entrepreneurs sous-traitant auront accès à cette technologie. Si ce n'est pas le cas, la discussion par messagerie instantanée pourrait devoir faire, et vous devrez évaluer leur réactivité de toute façon.

Embaucher lentement, tirer rapidement

L'une des raisons pour lesquelles le dépistage a été souligné - c'est simplement trop facile à embaucher avec le clic d'un bouton. Assurez-vous également de ne pas précipiter le processus d'embauche. D'autre part, parce que la plupart du temps, tout est fait électroniquement et sur une base contractuelle, le tir est très facile à faire si les choses ne s'arrangent pas. N'hésitez pas à tirer rapidement si les choses s'égarent ou si le travail n'est pas livré comme promis.

Un bon moyen d'attirer les travailleurs sérieux est de préciser dans la description de travail que vous cherchez des travailleurs à temps plein et que vous paierez des primes, des congés (pour le pays donné) et des vacances. Cependant, vous devez indiquer qu'il doit commencer à titre d'essai - en projet ou à temps partiel. Si tout fonctionne bien, alors vous pouvez envisager de les embaucher à temps plein. Si ça ne marche pas, c'est très facile de les laisser partir. Assurez-vous de faire des recherches sur les salaires pour le travail par projet, à temps partiel et à temps plein dans la région que vous embauchez. Il est recommandé de payer sur une base hebdomadaire pour commencer, et jamais à l'avance. Ils doivent prouver qu'ils peuvent fournir un produit de travail cohérent avant de passer à un salaire bi-hebdomadaire ou mensuel.

Donner une formation détaillée et des exigences

Il est important que vous détailliez avec la documentation la tâche que vous avez choisie pour vos sous-traitants au début. C'est là que les cauchemars peuvent vraiment se produire si vous n'êtes pas clair dans vos instructions ou vos exigences. Si vous n'êtes pas clair et qu'ils sont capables et désireux de faire le travail, vous serez le seul à blâmer.

L'enregistrement de vidéos avec un logiciel comme Camtasia peut être une bonne façon de commencer et de donner une impression plus personnelle - cependant les vidéos sont difficiles à éditer. La documentation écrite est toujours la forme la plus solide pour former votre travailleur externalisé. Vous pouvez également combiner la documentation avec des conversations VOIP ou IM pour des questions qui se posent. Si vous avez embauché un bon travailleur, ils amélioreront probablement le processus et la documentation. En fait, c'est quelque chose que vous voudrez peut-être leur demander après avoir une idée des tâches que vous leur avez confiées.

Communication quotidienne

Une fois que vous avez décidé d'embaucher quelqu'un à temps plein après avoir travaillé à temps partiel ou à titre de projet, il est essentiel de garder les choses en ordre et d'éviter les catastrophes. Demandez à votre travailleur ou à votre équipe d'envoyer un rapport d'état quotidien par e-mail à la fin de la journée, avec ce qui a été accompli pour la journée, ce qu'ils prévoient faire demain et toutes les questions que vous pourriez leur poser. Il est également recommandé de vous rendre disponible autant que possible au cas où ils se heurteraient à un problème. Vous pourriez également vouloir lancer un appel VOIP bi-hebdomadaire ou mensuel pour ajouter une touche plus personnelle et maintenir la relation.

Donner une externalisation à un essai

Une fois gérée, la sous-traitance est le rêve d'un petit entrepreneur. Fait incorrectement - un cauchemar peut s'ensuivre. Rappelez-vous que même si vous obtenez un bon taux pour vos travailleurs sous-traitants et qu'ils vivent potentiellement dans une économie moins prospère que celle des États-Unis, cela ne signifie pas que vous devriez traiter différemment vos travailleurs sous-traitants. C'est toujours une rue à double sens - vos travailleurs sous-traitants sont des gens avec des vies, des familles, des rêves et des espoirs comme vous.

Traitez vos travailleurs externalisés avec respect et vous verrez qu'ils vont faire la même chose. Il est tout à fait possible que vous trouviez que le produit de travail est tout aussi bon ou même supérieur à ce que vous recevez normalement - à un meilleur prix.

David Hamilton (alias FPT Guy) est le propriétaire et l'auteur de Financial Planning Tips - où vous pouvez trouver des informations sensibles sur les finances personnelles pour la moyenne Joe ou Jane. David n'est pas approuvé ou affilié à LPL Financial.